注册代表处文件要求

2010年11月10日于国务院第132次常务会议通过的《外国企业常驻代表机构登记管理条例》(以下简称登记管理条例)于2011年3月1日开始施行。新出台的行政法规第三章第二十三条明确规定(原文如下):

第二十三条外国企业申请设立代表机构,应当向登记机关提交下列文件、材料:
(一)代表机构设立登记申请书;
(二)外国企业住所证明和存续2年以上的合法营业证明;
(三)外国企业章程或者组织协议;
(四)外国企业对首席代表、代表的任命文件;
(五)首席代表、代表的身份证明和简历;
(六)同外国企业有业务往来的金融机构出具的资金信用证明;
(七)代表机构驻在场所的合法使用证明。
法律、行政法规或者国务院规定设立代表机构须经批准的,外国企业应当自批准之日起90日内向登记机关申请设立登记,并提交有关批准文件。
中国缔结或者参加的国际条约、协定规定可以设立从事营利性活动的代表机构的,还应当依照法律、行政法规或者国务院规定提交相应文件。

同时,工商行政管理局的《外国(地区)企业常驻代表机构设立登记申请书》条文明确规定:
1. 所有文件只有外国(地区)企业有权签字人用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔填写;
2. 所提交的文件如是外文书写,需提交加盖翻译单位印章的中文翻译件;
3. 对外国企业存续期间有明确规定:成立时间至少2年以上;
4. 代表机构驻在场所的合法使用证明可以是自由房产或租用场地。如果是租用场地,明确规定
   提交一年以上的租赁协议和房屋产权证明复印件;
5. 对新出台的行政法规第三章第二十三条中的(二)至(六)项的文件必须先经过外国企业所
   属国家或地区公证机关及其有权机构公证,并经中华人民共和国驻该国(或代管地区)使领
   馆认证。属港、澳地区企业的,须提交经中国委托公证人认证,并分别经中国法律服务(香
   港)有限公司、中国法律服务(澳门)有限公司加盖转递专用章;属台湾地区企业的,须提交经
   当地公证机构公证(适用于广东省范围内,并经广东省公证员协会核验;其他地区依照当地
   工商行政管理局的规定执行)的证明文件。
6. 代表机构首席代表或代表为中国公民的,身份证明无需公证认证。

以上条款基本是很清楚,最让人困惑的是第三章第二十三条(二)存续2年以上的合法营业证明。这些营业证明具体包含哪些文件,没有明确写出来。也因为对外国企业营业证明到底有哪些不清楚,大家都是在摸索中前行。

我司请教工商行政管理局窗口的工作人员,得到如下答案:你们找做公证的律师就可以,他们都很清楚。其实,律师哪里清楚呀?需要公证哪些文件是由需求人传递给律师的,也就是需求人说做哪些,律师就依据其要求做哪些。为什么政府部门咨询窗口工作人员会如此回答?就是因为对境外的各国《公司法》不清楚,在工作中经常会见到某些地区的公证文件上有这样的字眼:根据于XXXX年XX月XX日在XXX注册处查册所得之记录:……….;就想当然的回答咨询者。

由此,务必找专业的代理机构咨询了解,以免发生需要重新公证文件或补办公证文件的事,费财又耗时间。