适当地保持公司帐簿
根据公司条例第32章第121(1)条规定，每间香港公司应适当地备存及保留公司帐簿及事务历史记录。而公司帐簿必须能真实和公平地反映公司财务状况，并能充分地解释公司的所有交易。
审计师的职责
当审计师准备公司的审计报告时，该公司的审计师必须进行任何调查，以使他们能对公司备存帐簿及交易记录表达审计意见，如审计师认为公司没有对帐簿及交易记录作出适当的保存，他们必须在审计报告中保留他们的表达意见。
董事责任
香港公司董事必须采取一切合理程序，确保妥善备存帐簿，以便真实而公平地反映公司的事务状况及解释公司所作的交易。
为免违反<<公司条例>>第32章第275条关于欺诈营商的规定：董事不能在明知没有合理希望，避免无力偿还债务的情况下，容许公司招致进一步的信贷。
香港公司的帐簿及交易记录最少要保留7年。如果公司董事没有采取一切合理程序，以确保该公司的会计帐簿及交易记录得到适当保存，而其后证明该董事是故意违反该公司条例，根据公司条例第32章第121(4)条该董事即属违法，经定罪可处罚款及监禁。
还有，香港公司董事必须在股东周年大会上向股东呈报公司的资产负债表及损益表。根据公司条例第32章第122(3)条，如董事未能在股东周年大会上呈报公司的资产负债表及损益表，公司董事即属违法。
以下网页是税务局对保存业务记录发出的指引：
http://www.ird.gov.hk/chi/pdf/c_51c_pam.pdf